Assinar um contrato é simples. Assinar 30 contratos seguidos já é outra história.
Quem precisa aprovar documentos com frequência acaba repetindo a mesma sequência dezenas de vezes: abrir o envelope, confirmar a identidade, posicionar a assinatura, concluir e voltar para a lista. No começo do mês, isso pode significar passar pela mesma rotina dezenas de vezes.
Com a assinatura em lote do Signater, você seleciona até 50 envelopes pendentes e trabalha com todos eles em uma única sessão. As verificações de identidade são organizadas para evitar repetições desnecessárias e sua assinatura e rubrica salvas já aparecem preenchidas nos documentos.
O resultado é simples: menos cliques, menos interrupções e muito menos tempo gasto em uma tarefa que antes precisava ser repetida documento por documento.
Quem pode aproveitar a assinatura em lote?
A funcionalidade foi pensada principalmente para quem assina muitos documentos durante a rotina de trabalho.
É o caso de diretores que aprovam contratos de fornecedores, equipes de RH que processam admissões e aditivos, sócios de escritórios que assinam documentos de vários clientes, síndicos e administradores de condomínios, entre outros profissionais.
Não importa quem enviou o envelope. Se você é um dos signatários e recebeu os documentos no seu e-mail, pode reuni-los em um lote e assiná-los na mesma sessão.
Como funciona a assinatura em lote
O processo acontece dentro da área Envelopes → Para assinar:
- Selecione os envelopes que deseja assinar ou use Selecionar todos para marcar os documentos da página.
- Clique em Assinar em lote.
- Faça as verificações de identidade solicitadas pelos envelopes.
- Clique em Começar a assinar.
- Revise e assine cada documento ou use Assinar todos os prontos quando essa opção estiver disponível.
Um envelope que ainda não pode ser assinado fica identificado na lista, inclusive quando existe uma ordem de assinatura e outro participante precisa assinar antes de você.
Cada lote pode conter até 50 envelopes.
Você não precisa repetir a mesma verificação
Um dos principais ganhos da assinatura em lote aparece quando os documentos usam validação de identidade.
Um envelope pode exigir SMS, outro pode pedir WhatsApp e um terceiro pode solicitar selfie, documento de identidade ou biometria facial. Em vez de transformar cada assinatura em uma nova sequência de verificações, o Signater organiza esses fatores dentro da sessão.
Quando a mesma verificação se aplica a vários envelopes, você não precisa refazê-la individualmente. Um código de SMS confirmado para determinado número, por exemplo, pode atender aos envelopes do lote que utilizam aquele mesmo fator.
Se você não quiser realizar determinada verificação naquele momento, pode selecionar Fazer depois e continuar com os documentos que estão prontos para assinatura.
Senhas definidas especificamente para um envelope continuam sendo solicitadas quando aquele documento é aberto.
Sua assinatura e sua rubrica já ficam preenchidas
Se você já salvou sua assinatura e sua rubrica no perfil do Signater, elas são aplicadas automaticamente aos envelopes do lote.
Se ainda não tiver essas marcas salvas, o Signater solicita que você crie cada uma antes de começar. Depois disso, elas ficam disponíveis para as próximas assinaturas.
Isso não significa que o Signater preenche automaticamente os demais dados solicitados pelo remetente. Campos como nome, endereço ou data continuam precisando ser preenchidos por você quando o documento exigir.
Assinar um por um ou vários de uma vez
A assinatura em lote mantém a experiência normal de assinatura do Signater. Você pode abrir cada documento, ler o conteúdo, conferir os campos e clicar em Assinar.
Para documentos de rotina que não exigem nenhuma ação adicional, existe uma alternativa mais rápida: Assinar todos os prontos.
Essa opção só inclui envelopes que não possuem campos pendentes, senha, verificação de identidade ou outra etapa que exija sua intervenção.
Antes de concluir, o Signater mostra quais documentos serão assinados e quais ficaram de fora, incluindo o motivo. Você também confirma explicitamente:
Declaro que quero assinar estes 12 envelopes sem abrir os documentos.
Essa informação fica registrada no certificado de cada envelope. Assim, fica claro que aquele documento foi assinado sem ter sido aberto durante a sessão.
E se eu quiser rejeitar um documento?
Você não precisa interromper o lote porque encontrou um problema em um dos documentos.
Dentro daquele envelope, a opção Rejeitar funciona da mesma forma que em uma assinatura individual. O documento é rejeitado e você pode continuar com os demais envelopes do lote.
Ao final, a tela Lote concluído mostra o resultado da sessão, incluindo os documentos assinados, rejeitados e aqueles que foram assinados sem serem abertos.
Cada documento continua tendo seu próprio certificado
Assinar vários documentos em uma sessão não transforma os envelopes em um único documento.
Cada envelope continua tendo sua própria assinatura, seu próprio certificado e seu próprio histórico. Para quem enviou o documento, o fluxo continua funcionando como qualquer outra assinatura no Signater.
O certificado registra também as informações da sessão de assinatura em lote, incluindo:
- a conta Signater utilizada para autenticação;
- as verificações de identidade realizadas, com data e hora;
- o identificador do lote;
- a quantidade de envelopes na sessão;
- se o documento foi aberto ou assinado sem ser aberto;
- a identificação da assinatura e da rubrica salvas utilizadas.
Assim, a assinatura em lote muda a forma como você trabalha, mas não reduz o nível de registro de cada documento.
Quanto tempo dura uma sessão?
A sessão permanece disponível enquanto você estiver trabalhando. Depois de 20 minutos sem atividade ou 2 horas após sua criação, o Signater encerra a sessão.
O que já foi assinado permanece concluído. Os documentos restantes continuam pendentes e podem ser retomados em uma nova sessão.
Se você sair da tela antes de terminar, a área Para assinar mostra que existe um lote em andamento e permite voltar para ele.
Quem pode usar a assinatura em lote?
A assinatura em lote está disponível nos planos Business e Enterprise. O plano considerado é o da conta de quem está assinando, e não o plano da empresa que enviou o envelope.
Ou seja: você pode receber um documento de uma empresa que utiliza outro plano do Signater e, se sua própria conta tiver acesso à funcionalidade, assinar aquele envelope em lote normalmente.
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Veja também como funcionam os envelopes no Signater e as opções de validação de identidade.
